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Datenschutzerklärung

Stand: April 2026

Inhaltsverzeichnis

  1. Verantwortlicher
  2. Übersicht der Verarbeitungen
  3. Hosting
  4. Kontaktaufnahme
  5. KI-Telefonie & Sprachverarbeitung
  6. Unified Inbox & Messaging
  7. Kalender-Integration
  8. Cookies
  9. SSL / TLS-Verschlüsselung
  10. Deine Rechte als betroffene Person
  11. Widerrufsrecht
  12. Beschwerderecht

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Sanjeevkanth Lukshumykumar
mellinam Creative Digital Solutions
Fürstenwall 228
40215 Düsseldorf
Deutschland

E-Mail: hallo@pawcall.de

Datenschutzbeauftragte/-r

Als Einzelunternehmen mit weniger als 20 Personen, die regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten, besteht gemäß § 38 BDSG i. V. m. Art. 37 DSGVO derzeit keine Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten. Bei Fragen zum Datenschutz wende dich direkt an: hallo@pawcall.de

2. Übersicht der Verarbeitungen

Die folgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen:

Arten der verarbeiteten Daten

  • Bestandsdaten (z. B. Namen, Adressen von Salonkunden)
  • Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adressen, Telefonnummern)
  • Inhaltsdaten (z. B. Eingaben in Kontaktformularen, Chat-Nachrichten)
  • Tondaten / Sprachdaten (Telefonanrufe, die durch die KI verarbeitet werden)
  • Nutzungsdaten (z. B. besuchte Webseiten, Zugriffszeiten)
  • Meta- und Kommunikationsdaten (z. B. IP-Adressen, Geräteinformationen)
  • Termindaten (z. B. gebuchte Termine, Kalendereinträge)

Zwecke der Verarbeitung

  • Erbringung des Dienstes PawCall (KI-Telefonassistent)
  • Automatische Terminbuchung und Kalender-Synchronisation
  • Bearbeitung von Kundenanfragen über verschiedene Kommunikationskanäle
  • Versand von Terminerinnerungen
  • Verbesserung und Training der KI-Modelle (nur mit expliziter Einwilligung)
  • Sicherheit und Missbrauchsverhinderung
  • Vertragserfüllung gegenüber unseren Kunden (Salonbetreibern)

Rechtsgrundlagen

Verarbeitung Rechtsgrundlage
Vertragserfüllung (Dienstleistung für Salonbetreiber) Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
KI-Telefonie (Endkunden des Salons) Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Salonbetreibers) oder Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
Terminerinnerungen per Anruf/SMS Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung mit dem Endkunden)
Speicherung von Gesprächsprotokollen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Qualitätssicherung, Streitbeilegung)
Kontaktanfragen Art. 6 Abs. 1 lit. b / f DSGVO

3. Hosting

Diese Website wird bei folgendem Anbieter gehostet:

Name des Hosting-Anbieters
Anschrift des Anbieters

Der Hoster erhebt in sog. Logfiles folgende Daten, die dein Browser übermittelt: IP-Adresse, die Adresse der vorher besuchten Website (Referer-Anfrage-Header), Datum und Uhrzeit der Anfrage, Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time, Inhalt der Anforderung, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Website, von der die Anforderung kommt sowie Informationen zu Browser und Betriebssystem.

Das ist erforderlich, um unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Dies entspricht unserem berechtigten Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Hosting-Anbieter: 1&1 IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland. Es wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

4. Kontaktaufnahme

Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, werden die von dir übermittelten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt) bei uns gespeichert, um deine Anfrage zu bearbeiten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung deiner Anfrage) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn deine Anfrage auf den Abschluss eines Vertrages gerichtet ist.

Diese Daten werden von uns gelöscht, sobald die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder die Verarbeitung wird eingeschränkt, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

5. KI-Telefonie & Sprachverarbeitung

Dieser Abschnitt ist für PawCall besonders wichtig, da Sprachdaten zu den sensiblen personenbezogenen Daten gehören können.

PawCall betreibt einen KI-gestützten Telefonassistenten. Wenn Kunden des Salonbetreibers anrufen, wird das Gespräch durch unsere KI in Echtzeit verarbeitet, um:

  • Das Anliegen des Anrufenden zu verstehen (Spracherkennung)
  • Termine zu buchen oder Fragen zu beantworten
  • Gesprächsprotokolle für den Salonbetreiber zu erstellen

Verarbeitete Daten

  • Stimme / Audio-Aufnahme des Gesprächs
  • Transkription des Gesprächsinhalts (Text)
  • Rufnummer des Anrufers (sofern nicht unterdrückt)
  • Datum und Uhrzeit des Anrufs
  • Gebuchte Termindaten (Name, gewünschter Termin, Tierdaten)

Hinweispflicht gegenüber Anrufern (§ 201 StGB, Art. 13 DSGVO)

Wichtig: Anrufer müssen zu Beginn jedes Gesprächs darüber informiert werden, dass sie mit einer KI sprechen und dass das Gespräch verarbeitet wird. PawCall gibt zu Gesprächsbeginn automatisch einen entsprechenden Hinweis aus. Der Salonbetreiber ist zusätzlich verpflichtet, seine Kunden über den Einsatz des KI-Assistenten zu informieren (z. B. auf seiner Website oder im Wartezimmer).

Speicherung

Gesprächstranskriptionen und Protokolle werden [X Tage/Wochen] gespeichert und danach automatisch gelöscht. Audio-Rohdaten werden nicht dauerhaft gespeichert und nach der Transkription umgehend gelöscht, sofern keine explizite Einwilligung vorliegt.

KI-Training

Eine Verwendung von Gesprächsdaten zum Training oder zur Verbesserung unserer KI-Modelle erfolgt nur mit expliziter, gesonderter Einwilligung des Salonbetreibers und ist jederzeit widerrufbar. Eine anonymisierte Nutzung aggregierter Statistiken (ohne Personenbezug) ist davon ausgenommen.

Auftragsverarbeitung

Der Salonbetreiber ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher gegenüber seinen Endkunden. PawCall agiert als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird mit jedem Salonbetreiber abgeschlossen.

6. Unified Inbox & Messaging

PawCall aggregiert Nachrichten aus verschiedenen Kanälen (WhatsApp, Instagram, E-Mail usw.) in einer zentralen Inbox. Dabei werden Nachrichteninhalte und Absenderdaten an unsere Server übertragen und verarbeitet.

Für die Anbindung dieser Kanäle nutzen wir die offiziellen APIs der jeweiligen Anbieter (WhatsApp Business API via Twilio Inc., 375 Beale Street, Suite 300, San Francisco, CA 94105, USA). Diese Anbieter haben eigene Datenschutzrichtlinien, auf die wir keinen Einfluss haben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung mit dem Salonbetreiber) in Verbindung mit Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung gegenüber den Endkunden des Salons).

7. Kalender-Integration (Google Calendar)

Mit Zustimmung des Salonbetreibers verbindet PawCall dessen Google Calendar, um Termine in Echtzeit einzutragen, zu lesen und zu verwalten. Dabei werden folgende Daten an Google übermittelt:

  • Termintitel, -datum und -uhrzeit
  • Teilnehmernamen und Kontaktdaten (sofern im Termin angegeben)

Google verarbeitet diese Daten gemäß seiner eigenen Datenschutzrichtlinie (policies.google.com/privacy). Ein Datentransfer in die USA kann dabei nicht ausgeschlossen werden. Google LLC ist gemäß des EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) in Verbindung mit Art. 46 DSGVO (Standardvertragsklauseln als geeignete Garantien).

8. Cookies

Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind. Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies ein.

Da wir keine Tracking-Cookies oder externe Analyse-Tools (z. B. Google Analytics) verwenden, ist kein Cookie-Consent-Banner für funktionale Cookies erforderlich. Solltest du künftig Analyse-Tools einbinden, muss diese Erklärung entsprechend angepasst und ein Consent-Banner implementiert werden.

9. SSL- / TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennst du daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in deiner Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die du an uns übermittelst, nicht von Dritten mitgelesen werden.

10. Deine Rechte als betroffene Person

Dir stehen bezüglich deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Du hast das Recht, jederzeit Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten zu erhalten.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Du hast das Recht auf unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Du hast das Recht, die Löschung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern kein Grund für deren weitere Verarbeitung besteht.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Du hast das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung deiner Daten zu verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Du hast das Recht, deine Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Du hast das Recht, der Verarbeitung deiner Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) erfolgt, zu widersprechen.

Zur Ausübung deiner Rechte wende dich an: hallo@pawcall.de

11. Widerruf von Einwilligungen

Sofern die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO beruht, hast du das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

12. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Telefon: +49 211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Web: www.ldi.nrw.de

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